Viele Anliegen, eine Hauptnummer
Verkauf, Werkstatt, Teilelager und Lieferanten rufen dieselbe Nummer an. Die Zentrale muss alles verteilen.
Fallbeispiel · Autohaus
Verkauf, Werkstatt und Teilelager direkt erreichen.
Eigene Rufwege für Verkauf, Service und Teilelager. Mobile Nebenstellen erreichen Mitarbeiter auch abseits des Schreibtischs.
Die Ausgangslage
Typische Probleme im Autohaus.
Die Zentrale sucht Ansprechpartner, während Serviceberater und Werkstatt unterwegs sind.
Serviceplätze sind ständig in Bewegung
Serviceberater sind oft am Fahrzeug oder im Kundengespräch. Das Tischtelefon erreicht sie dann nicht.
Anrufspitzen folgen dem Werkstatttag
Fahrzeugannahme und Abholung sind Stoßzeiten. Verpasste Anrufe führen zu weiteren Nachfragen.
Rückrufe brauchen Fahrzeugbezug
Für Rückrufe fehlen oft Name, Auftrag, Kennzeichen oder Ansprechpartner.
Der neue Rufweg
Anrufablauf für ein Autohaus.
Ein kurzes Telefonmenü trennt die Bereiche. Für andere Anliegen bleibt die Zentrale erreichbar.
EingangZentrale Autohausnummer
Begrüßung und kurze Auswahl nach Anliegen
Wenn unbeantwortetZentrale oder Rückrufweg
Überlauf zur Annahme oder strukturierter Rückruf im zuständigen Bereich
Die 3CX-Lösung
Funktionen für Verkauf und Service.
Eine bekannte Hauptnummer
Zentrale Rufnummer und direkte Durchwahlen für feste Ansprechpartner.
Kurze Auswahl nach Bereich
Das Telefonmenü trennt Verkauf, Werkstatt und Ersatzteile. Jeder Bereich erhält ein Ausweichziel.
Serviceannahme als Team
Werkstattanrufe gehen an verfügbare Serviceberater. Wartezeit und Rufverteilung richten sich nach der Besetzung.
Mobil auf dem Betriebsgelände
DECT, WLAN-Telefon oder 3CX-App verbinden Mitarbeiter an Annahme, Werkstatt und Fahrzeugen.
Rückruf mit klaren Angaben
Bei Nichtannahme werden Rückrufnummer, Auftrag oder Kennzeichen und zuständiger Bereich erfasst.
Auswertung für die Besetzung
Anrufberichte zeigen Stoßzeiten, Wartezeiten und verpasste Anrufe.
Im Alltag
Öffnungszeiten und Stoßzeiten.
- Fahrzeugannahme beginnt
Werkstattanrufe werden an das besetzte Serviceteam verteilt.
- Verkauf und Teilelager öffnen
Alle drei Rufwege sind regulär aktiv und haben definierte Vertretungen.
- Versetzte Mittagspause
Ein kleineres Team oder die Zentrale übernimmt den festgelegten Überlauf.
- Abholzeit und Rückfragen
Die Serviceannahme wird stärker besetzt; mobile Nebenstellen halten Mitarbeitende erreichbar.
- Betrieb geschlossen
Die Ansage nennt Öffnungszeiten und die vereinbarten Kontaktwege außerhalb der Öffnungszeiten.
Das Ergebnis
Vorteile für Zentrale und Werkstatt.
- Schnellere Zuordnung von Verkauf, Werkstatt, Termin und Teileanfrage.
- Weniger Suchaufwand für Zentrale und Serviceannahme.
- Mobile Erreichbarkeit über geschäftliche Nebenstellen auf dem Betriebsgelände.
- Bessere Besetzung durch sichtbare Spitzenzeiten und unbeantwortete Gespräche.
Vor der Umsetzung
Das brauchen wir für die Planung.
Benötigt werden Bereiche, Öffnungszeiten, Vertretungen und mobile Arbeitsplätze.
- 01
Welche Bereiche brauchen eigene Rufwege – Verkauf, Werkstatt, Ersatzteile oder Karosserie?
- 02
Welche Mitarbeitenden gehören zu welchem Team und wann sind sie erreichbar?
- 03
Wie werden Stoßzeiten bei Fahrzeugannahme und Abholung besetzt?
- 04
Welche mobilen Endgeräte passen zu Service, Lager und Werkstatt?
- 05
Welche Angaben braucht ein Rückruf, damit das Team sofort weiterarbeiten kann?
- 06
Was hören Kunden außerhalb der Öffnungszeiten und bei technischen Notfällen?
Rufweg für Ihr Autohaus abstimmen.
Wir planen Rufwege für Verkauf, Serviceannahme und Teilelager.